Digital Cities & Citizens

Annorlunda arbetssätt ledde till goda resultat inom SOM-projektet

Caroline Wendt
January 26, 2021

Hur skapar man bra förutsättningar för innovationer inom ett projekt? Anders Trana, projektledare för digitaliseringsprojektet Smarta Offentliga Miljöer (SOM) har arbetat med innovativa projekt sedan år 2000. I SOM-projektet som gjordes inom Future by Lund fick han tillfälle att prova sina erfarenheter i ett annorlunda och agilt uppbyggt Vinnovafinansierat projekt. Partners, delprojekt och finansiering bestämdes efterhand och resultatet blev att ett tjugotal projekt genomfördes och att nya produkter, tjänster och arbetstillfällen skapades. Läs om hur arbetet lades upp och vad projektdeltagare från Trivector, Sensative, Kraftringen och Smarta Byar tyckte!

SOM-projektet är ett treårigt projekt inom det nationella strategiska innovationsprogrammet för sakernas internet, IoT Sverige som finansieras av Vinnova. Projektet startades i september 2017 och pågick till den 18 december 2020. Inom projektet fanns en idé om ett annorlunda projektupplägg för att ge fler och bättre resultat. Projektledare Anders Trana och innovationsplattformen Future by Lund ville prova att definiera delprojekten efter hand, att lägga till och ta bort partners under projektets gång och att anpassa budgeten efter aktiviteter allteftersom nya idéer och behov uppstod.

– När man jobbar med innovation vet man aldrig i förväg vad man kommer att få ut. Jag och många av de andra i projektet som har jobbat länge med innovation vet att det är svårt att köra vattenfallsmetoden i innovationsprojekt. Det är bättre att angripa utmaningarna med en agil modell, speciellt när man arbetar i ett projekt med många partners och stor osäkerhet.

En utmaning med att arbeta agilt inom ett projekt är att den formella hanteringen och administrationen för projekten hos Vinnova inte riktigt är anpassad för att man ska lägga till partners och delprojekt efterhand.

– Vi hade en diskussion med Vinnova om hur vi kunde göra för att genomföra vårt upplägg, berättar Anders Trana. De var positiva redan från början men det var svårt att hantera det administrativa så det tog några månader innan vi fick den formella modellen på plats.

SOM-projektet startade med 15 projektpartners och fyra delprojekt. När projektet slutade hade över 20 delprojekt genomförts och det sammanlagda antalet projektpartners var uppe i 37 stycken.

– I Lunds IoT-hub hade vi huvudfokus på att arbeta mycket med SME, genom små entreprenöriella bolag. De har svårt att göra det långsiktiga åtagandet som det kan vara att delta i ett långt projekt och vi ville ge dem möjlighet att vara med utan att de skulle behöva binda upp sig för flera år. Genom vår agila modell kunde vi plocka in dem och låta dem gå ut som det passade. Vår modell och vårt arbetssätt lättade också på den administrativa bördan som annars kan bli svår för dem.

De fyra första projekten som startades hösten 2017 tilldelades ungefär 20 procent av den totala budgeten.

– Den vanliga modellen är att dela ut alla pengar från början och sedan är det låst. En nyckel för framgången i SOM-projektet var att våra projektpartners hade oss som ”bank” och de pengar vi hade delades ut efter hand. På så vis blir förändringar mycket enklare – hade vi behövt ändra budget i en traditionell modell hade vi först behövt kalla tillbaka pengarna och sedan omfördela dem.

Ett undantag var att finansieringen till akademin gjordes på ett mer traditionellt vis med en bestämd summa redan från början.

– Till akademin i form av Lunds universitet, Malmö universitet och Rise hade vi redan från början allokerat ut mindre poster. Vi ville vara säkra att vi skulle ha tillgång till dem som experter under projektets gång även om vi inte visste exakt till vad vi ville använda dem.  

Resten av budgeten har fördelat ut efterhand när man inom projektet har sett vilka delprojekt och områden som har kunnat ge störst utväxling.

– Det här har gett oss möjlighet att vara opportunistiska och agera då det har dykt upp möjligheter och behov efterhand. Det har inte krävts någon lång process för att förändra och det har varit viktigt för oss. Vi har kunnat vara både snabbfotade och långsiktiga på samma gång.

Anders Trana har tillsammans med Vinnova bestämt att man inom projektet kunde göra ändringar flytande i tid. Ändringarna har sedan rapporterat in till Vinnova två gånger om året. Under tiden har projektet tagit en risk, till exempel om en ny partner inte skulle bli godkänd.

– På så vis kunde vi vara helt flexibla och hantera ett mer stelbent system. Det funkade för oss denna gång men en idé kan vara att administrationen byggs upp annorlunda framöver.

Ett sätt att arbeta långsiktigt är att projektets testbädd, med möjligheter att använda olika tekniker för överföring av sensordata, har byggts upp efterhand. I testbädden finns möjligheter att välja den teknik som passar bäst för varje enskilt projekt. De bitar som skapats inom ett delprojekt har legat kvar så att fler har kunnat använda den tekniska lösningen som skapats, vilket förstås också har ökat hastigheten i projekten. En annan fördel har varit att SOM finns inom innovationsplattformen Future by Lund.

– Det har varit en stor fördel att kunna kombinera SOM med Future by Lund. De båda projekten har bidragit till och förstärkt varandra. Future by Lund fanns redan och vi lade till SOM. Vi visste när vi sökte och fick projektet att vi kunde springa direkt eftersom alla funktioner redan fanns på plats utan startsträcka. I båda projekten fanns det också varsitt stort nätverk inom olika branscher som nu har gått ihop och blivit ett ännu större nätverk. Det har varit en fördel för båda projekten.

Under hösten 2020 har SOM:s efterföljare Lund Open Sensoring City (LOSC) startat.

– I det nystartade projektet saknar vi den bank vi hade i SOM-projektet och vi är beroende av att hitta finansiering vid sidan om projektet. Det tar tid att hitta utlysningar, att söka dem och så kanske det ändå inte blir något. Vi ser tydligt vilken fördel det har varit inom SOM att inte vara beroende av att hitta ny finansiering hela tiden.

Anders Trana vill också lyfta fram delprojektledarna som en orsak till det goda resultatet.

– Det är viktigt att ha drivande parter när man har många parallella spår, och vi har verkligen haft delprojektledare som effektivt utvecklat sina projekt. Det har också varit en fördel att vi alla har träffats regelbundet inom konsortiet, där alla är experter på skilda områden. Att man har kunnat ge kunskaper till varandra har berikat projekten.

Anders Trana bedömer att projektet har varit väldigt framgångsrikt.

– Det är många saker som det har blivit något av i SOM-projektet. Det kan vi se genom att det skapats många nya tjänster, produkter och arbetstillfällen. Om vi bara tar några av många exempel kan vi nämna Sensatives Smart City plattform Yggio, att Kraftringen har ett IOT-nät som ett nytt affärsområde, att Trivector utvecklat sina modeller för trafikmätningar, att Smarta Byar arbetar med IoT i en by och att SME som bland andra Bintel och Sensefarm fått fart på sin verksamhet. Jag menar att våra framgångar till stor del beror på vår modell som har gjort att vi har väsentligt kortare ledtid när vi vill ta fram något och där projekten följer företagen och idéerna och inte tvärtom.

Emelie Adell deltog i tre cykelprojekt, varav två som delprojektledare.

Emeli Adell, forskare och trafikkonsulent, Trivector

Har SOM-projektets arbetssätt varit viktig för resultatet i projektet?

– Upplägget i projektet har varit väldigt viktigt för resultatet. Det är ovanligt och bra att vi fått göra en utveckling och en resa tillsammans. Organisationer som inte känner varandra från början har gett varandra utrymme att lära, komma med idéer och testa dem – även om vi sedan ibland har förkastat dem. Många olika idéer och tankar har varit oväntade på det sättet att vi inte kunnat säga på förhand att vi skulle tänka dem. Det mest oväntade händer när man hittar bra samarbeten där man förstår varandra och där utrymme finns att tänka högt och brett samtidigt som det finns ett projekt som ger möjligheter att konkretisera och testa idéer. Ofta är det styrt från början vad man ska komma fram till i längre projekt men i det här projektet har vi arbetat mer i linje med hur innovation funkar och har inte varit låsta till en idé som man hade när man skrev ansökan. Jag har lett två delprojekt och deltagit i ytterligare ett som bygger på varandra och det hade man inte kunnat precisera från början. Jag har dessutom haft olika partners i de olika projekten. Vi borde arbeta mer på det här sättet och jag är övertygad om att det skulle leda till fler och mer livskraftiga innovationer. Agila och innovativa projekt kan i faser vara ganska förvirrade och det gäller att man håller i, vågar driva på och konkretisera. Till sist mynnar det ut i något och det har SOM-projektet verkligen gjort.

– Vi ser gärna att möjligheten att bedriva utforskande projekt fortsätter. Det finns till exempel väldigt mycket att lära kring hur data bör samlas in och hur den kan användas för att ge det offentliga nya möjligheter och verktyg – och i förlängningen leda till att man kan arbeta bättre och effektivare.

Projektledare Anders Trana och Kraftringens Håkan Skarrie vid ett kabelskåp i centrala Lund.

Håkan Skarrie, affärsutvecklare, Kraftringen

Har SOM-projektets arbetssätt varit viktig för resultatet i projektet?

– Det skulle jag absolut säga! Att bestämma i förväg allt för ett projekt som ska vara i tre år hade varit svårt och det hade inte lett till så bra idéer. Det agila arbetssättet är en förutsättning för att det blivit så många projekt. Efter de projekt vi startade med 2017 – Kritisk infrastruktur - har Kraftringen också varit med i några projekt som har utvecklats ur de samarbeten som kommit till under projektets gång.

– Genom projektet har vi fått många nya kontakter, framförallt med företag i Lund inom andra teknikbranscher än vår. Vi har också fått ett närmare samarbete med kommunen och övriga kommunala bolag inom IoT och kommunikation. Projektet har också bidragit till ett antal projektsamarbeten, utanför SOM-projektet. Vi hoppas nu att det nya projektet LOSC ska fungera som en fortsättning för de nätverk och samarbeten som byggts upp inom SOM så att vi kan fortsatt utveckla Lund mot en öppen smart stad där nya samarbeten kan bidra till en gemensam nytta.

Mats Pettersson är vd på Sensative som har utvecklat plattformen Yggio.

Mats Pettersson, vd, Sensative

Vad tycker du om arbetssättet i SOM-projektet?

– Jag är hundra procent för det! Många projekt hade inte blivit om man preciserat arbetet från början. Vi på Sensative har samma arbetssätt i relation till alla våra kunder. Vi börjar med att tänka stort om hur den digitala miljön ska se ut och bygger sedan steg för steg, och precis så har projektet snurrat.

– Det har varit viktigt att projektledaren för SOM, Anders Trana, under hela projektet har promotat att flera företag ska jobba tillsammans och inte att var och en gör sin sak, visar upp ett resultat och sedan lämnar projektet. Anders Trana har hela tiden utgått från att vi ska bygga tillsammans och har skapat samarbetsmöjligheter.

– En annan väldigt viktig detalj är att Lunds Kommun tydligt har visat att man har långsiktiga ambitioner inom området och att satsningen på IoT inte bara är ett treårigt projekt. Man har redan tidigt diskuterat vilka steg vi kan ta sedan och visat att ambitionen är att söka nya projektpengar för att bygga för framtiden.

Jan Malmgren, vd på Smarta Byar.

Jan Malmgren, vd, Smarta Byar

Har SOM-projektets arbetssätt varit viktig för resultatet i projektet?

– Jag gillar Anders Tranas idé med en flexibel budget, som gör att man kan ändra riktning när det behövs. Det ger mer utrymme för kreativitet, eftersom man slipper formella hinder när man kommer med en bra idé. Jag har också uppskattat att finansieringen mer bygger på förtroende än att fylla i blanketter. Det här har varit en stor fördel för oss, som är ett litet bolag och det har gjort det lättare för oss att hantera administrationen. När man visat resultat har det varit möjligt att få mer finansiering, och arbetet bygger på förtroende och premierar folk som levererar. Det är en stor skillnad för oss, eftersom man annars behöver omge sig med folk som är duktiga på bidragsansökningar och det är inte det som är kreativitet.

– Att delprojekten skapats efterhand istället för att man ska behöva bestämma långt i förväg har varit en stor fördel som gör projekten starkare. Det är min åsikt att projekten får lägre kvalitet om man måste bestämma dem för långt i förväg.

...
MER ATT LÄSA
Se alla artiklar