Hur vi behandlar dina uppgifter

Användarvillkor

GDPR

Information om behandling av personuppgifter inom Future by Lund

I och med den nya GDPR-lagen som träde i kraft den 25:e maj 2018 behöver vi informera er om hur vi hanterar era kontaktuppgifter och varför vi måste spara de.

Den nya lagen har i syfte att ge användarna mer skydd och kontroll över vilken data och information som samlas in samt till vilket syfte det ska användas till.
För oss är det viktigt att du ska känna dig trygg med att vi behandlar dina personuppgifter på ett säkert och lagenligt sätt.

All vår behandling av personuppgifter sker enligt gällande dataskyddslagstiftning. Detta innebär bland annat att vi skyddar dina personuppgifter med nödvändiga åtgärder och att du alltid har rätt att kontakta oss för att få reda på vilka personuppgifter som vi har sparade om dig.
Se hela dataskyddsförordningen (Integritetsskyddsmyndigheten.se)

Vad är en personuppgift?

Personuppgifter är uppgifter som på ett eller annat sätt kan kopplas till dig som person, vare sig den kopplingen är direkt eller indirekt. Det kan vara namn, e-postadress, telefonnummer, postadress och födelsedatum. Även bilder är en form av personuppgift, om du tydligt kan urskiljas på bilden.

Varför behöver vi spara dina personuppgifter?

Future by Lund är ett statligt initiativ med kommunal ledning. Future by Lunds projektmål inkluderar och bygger på en konsortier av näringsliv, akademi, entreprenörer och kommun. Därför är vi som projekt skyldiga att rapportera in våra initiativ, projekt och de som är delaktiga i projekten till Vinnova (https://www.vinnova.se/).

Många av våra projekt bygger på en ”in kind” avtal, det innebär att vi måste rapportera in ert deltagande i plattformen, i projekt samt hur många timmar ni bidrar med ”in kind”. Om vi inte kan rapportera ert deltagande kan både vi och ni som organisation bli betalningsskyldiga till Vinnova. Vi måste också spara och hantera era kontaktuppgifter för de tillfällen då Vinnova gör sina regelbundna revisioner av sina finansierade projekt. Detta innefattar även projekt finansierade av Tillväxtverket.

Om du ej godkänner detta måste du kontakta oss och därmed gå ur samarbetet och partnerskapet med Future by Lund. Om så önskas, ett utträde ur Future by Lund ber vi er enklast kontakta Katarina Scott.
katarina.scott@lund.se
046 3597144

Vi kan behöva dina personuppgifter för bland annat följande ändamål:
• För att fullgöra vårt uppdrag gentemot Vinnova och Tillväxtverket.
• För att fullgöra vårt uppdrag gentemot dig.
• För att ge en bra service och kunna erbjuda välfungerande, effektiva och enkla tjänster.
• För att kunna svara på dina inskickade frågor.
• För att kunna hantera beställningar du gör.
• För att kunna registrera ditt deltagande i seminarier, utbildningar och liknande.
• För att genomföra frivilliga undersökningar.
• För att skicka dig nyhetsbrev och prenumerationsutskick.
• För att kunna kommunicera ut våra aktiviteter och berättelser

Varifrån samlar vi in personuppgifter?

Vi samlar in de personuppgifter som du lämnar till oss, t.ex. i samband med att du kontaktar oss eller använder våra digitala kanaler.

Allmän handling

Future by Lund lyder under offentlighetsprincipen. Detta innebär att vissa handlingar utgör så kallade allmän handling som Future by Lund ska lämna ut på begäran. Före utlämnandet genomförs en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Samtycke till behandling av fotografiska bilder/filmer

Även bilder är en form av personuppgift, om du tydligt kan urskiljas på bilden. Genom att du samtycker och godkänner en inbjudan eller anmäler dig digitalt genom våra kanaler till en av våra events, workshops, seminarium eller andra träffar med särskild inbjudan godkänner du även att Future by Lund får filma och fota dig under eventet. Future by Lund filmar och fotograferar alla sina event i dokumentations syfte och kunskapsspridning.

• Du samtycker att Future by Lund publicerar foton och filmer på dig på Future by Lunds webbplats och samtliga Future by Lunds landningssidor och projekthemsidor som drivs och administreras av Future by Lund. Du samtycker även att vi publicerar på sociala medier och Lunds kommuns intranät och digitala kanaler.
Bilder och filmer kan komma att spridas utom kontroll för Future by Lund genom att inlägg kan delas inom forumet av andra medlemmar. Om Future by Lund t.ex. raderar ett inlägg med ditt foto kommer inlägget fortfarande kunna finnas kvar inom forumet om det har delats av andra medlemmar.

• Bevara foton i bildbank för framtida interna ändamål. Bilder i bildbanken används vid officiella sammanhang inom Lunds kommun, för t.ex. kataloger, broschyrer, foldrar, filmer m.m.

• Bevara foton i bildbank som externa pressbilder. Bilderna kan användas av media och andra externa parter. Bilderna kommer att spridas utom kontroll för Lunds kommun och kan användas av vilken extern part som helst för vilket ändamål som helst.
Du kan när som helst skriftligen ta tillbaka ditt samtycke.

Särskilt om känsliga uppgifter/klassificering av uppgifter

Med känsliga uppgifter avses sådana personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, personliga åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening och behandling av genetiska uppgifter, biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella  läggning.

Future by Lund behandlar normalt inte känsliga personuppgifter i verksamheten och om känslig uppgift i något fall förekommer sker behandling aldrig utan samtycke från den registrerade eller utan att det föreligger sådant stöd som framgår av artikel 9 Dataskyddsförordningen, exempelvis för att:

• Fullgöra skyldigheter eller utöva särskilda rättigheter inom arbetsrätt, social trygghet och socialt skydd.
• När behandlingen är nödvändig för att skydda den registrerades eller annans grundläggande intressen.
• När registrerad är fysiskt eller rättsligt förhindrad att ge samtycke.
• I vissa fall inom ramen för facklig verksamhet.
• Om uppgifterna redan offentliggjorts av den registrerade.
• Om det är nödvändigt med hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.
• Om det är nödvändigt av skäl som hör samman med bland annat bedömning av arbetstagares arbetskapacitet eller tillhandahållande av hälso- och sjukvård.
• Om det är nödvändigt med hänsyn till statistiska ändamål.

Vid varje behandling av känsliga uppgifter vidtar Future by Lund alltid lämpliga säkerhetsåtgärder för att skydda uppgifterna. Personuppgifter är aldrig tillgängliga för fler personer än vad som är nödvändigt.

Varje medarbetare ansvarar för att klassificera den information och de uppgifter som inkommer i verksamheten utifrån graden av känslighet.  Om känsliga uppgifter (klass 1-2) inkommer till verksamheten och Future by Lund inte har skäl att behandla dessa skall de raderas direkt.

Personuppgifter (klass 3) lämnade i syfte att ha som kontaktuppgifter samt för att kunna fullfölja ett avtal eller annat åtagande behandlas under den tid som laglig grund medger.

Klass 1. sådana personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, personliga åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening och behandling av genetiska uppgifter, biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning.

Klass 2. personuppgifter som personnummer och bankkontonummer och/eller kortnummer.

Klass 3. Personuppgifter som namn, adress, telefon, mailadress.

Investerare

För att kunna hjälpa de företag som ingår i våra program med
investerare behandlar Future by Lund personuppgifter tillhörande personer som är företrädare för de investerande bolagen.

Future by Lund behandlar personuppgifter avseende företrädare hos investerande bolag som Future by Lund har kontakt med. Personuppgifter som behandlas kan bland annat vara namn, telefonnummer, e-post, adress och yrkestitel. De som mottar uppgifterna är huvudsakligen medarbetare eller ansvariga för vår programverksamhet.

Future by Lund kan behöva lagra personuppgifterna efter det att relationen till bolaget upphört, bland annat för att administrera uppföljningar av verksamheten. Personuppgifter kan också mer generellt behöva lagras för att säkerställa uppfyllelse av legala skyldigheter, exempelvis avseende bokföring.

Mentorer

För att kunna hjälpa de företag som ingår i våra program med kontakt med mentorer behandlar Future by Lund personuppgifter tillhörande personer som är mentorer till de företag som ingår i våra program.

Future by Lund behandlar personuppgifter avseende mentorer som Future by Lund har kontakt med. Personuppgifter som behandlas kan bland annat vara namn, telefonnummer, e-post, adress och yrkestitel. De som mottar uppgifterna är huvudsakligen medarbetare eller ansvariga för vår programverksamhet.

Future by Lund kan behöva lagra personuppgifterna efter det att relationen till mentor upphört, bland annat för att administrera uppföljningar av verksamheten.Personuppgifter kan också mer generellt behöva lagras för att säkerställa uppfyllelse av legala skyldigheter, exempelvis avseende bokföring.

Mottagare som vi delar information med

I samband med en rättstvist kan vi överföra uppgifter till andra parter så som domstolar och motparter och myndigheter. Behandlingen är i dessa fall nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk

Dina rättigheter

Dataskyddslagstiftningen som träder i kraft den 25 maj 2018 ger dig ett antal rättigheter i förhållande till behandlingen av dina personuppgifter. Vi behandlar dina personuppgifter i den utsträckning det är nödvändigt för att uppfylla dina rättigheter.

Tid för gallring och bevarande

Syftet med insamlandet av personuppgiften avgör den tid Future by Lund behandlar uppgifterna. När Future by Lund inte längre har motiv att behandla uppgifterna, och om uppgifterna inte faller under lag om arkivering eller annan lagstiftning, raderas eller anonymiseras uppgifterna.

I de fall den lagliga grunden inte grundar sig på avtal, rättslig förpliktelse eller allmänt intresse, tillfrågas den vars kontaktuppgifter det finns motiv att spara om samtycke.

Med grund i verksamhetens naturliga upplägg, där viss del av verksamheten finansieras med externa medel till projekt, behandlar Future by Lund personuppgifter under tio år. Därefter raderas, alternativt anonymiseras, uppgifterna.

Tillgång till dina personuppgifter

Vidare har du rätt, om du anser att en uppgift om dig är felaktig eller ofullständig, rätt att begära att uppgiften ska rättas.

Återkalla samtycke

För behandling där vi begärt in ditt samtycke har du rätt att, när som helst, återkalla ditt samtycke till behandlingen med framtida verkan. Det betyder att om du återkallar ditt samtycke har vi inte rätt att fortsätta behandla redan insamlade personuppgifter med stöd av ditt tidigare lämnande samtycke. Genom att klicka på länken som finns i e-postutskick där samtycke används som laglig grund, kan du enkelt dra tillbaka ditt samtycke.

Motsätta dig behandling för direktmarknadsförings ändamål

Du kan när som helst motsätta dig vår behandling av dina personuppgifter för direktmarknadsförings ändamål. Detta kan ske genom att klicka på en av registreringslänk i utskicket.
Om du motsätter dig vår behandling av dina personuppgifter för direktmarknadsförings ändamål accepterar du att Future by Lund inte kommer att skicka några generella eller personliga erbjudanden till dig.

Motsätta dig behandling som stödjer sig på en intresseavvägning

Du har rätt att motsätta dig behandlingar som stödjer sig på en intresseavvägning om du har personliga skäl som rör situationen. Vi får dock fortsätta att behandla dina uppgifter, trots att du har motsatt dig behandlingen, om vi har tvingande berättigade skäl för behandlingen som överväger integritetsintresset.

Radering

Under vissa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter raderade, t.ex. om behandlingen stödjer sig på ett samtycke och du återkallar detta samtycke. Detta gäller dock inte om vi exempelvis är skyldiga enligt lag att bevara uppgifterna.

Begränsning av behandling

Du har även rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Om du begär att behandlingen av dina uppgifter ska begränsas kan det dock medföra att vi inte kan uppfylla våra eventuella skyldigheter gentemot dig.

Dataportabilitet

Slutligen har du rätt att få en kopia på de personuppgifter som rör dig i ett strukturerat format (dataportabilitet). Rätten till dataportabilitet, till skillnad från rätten till registerutdrag, omfattar således endast uppgifter som du själv har tillhandahållit oss och som vi behandlar med stöd av vissa lagliga grunder, t.ex. ett avtal med dig.

Rätt att klaga till datainspektionen

Den registrerade har rätt att rikta klagomål till Datainspektionen.

Telefonnummer: 08-657 61 00
E-postadress: datainspektionen@datainspektionen.se

Behandling av personuppgifter

Ändamål: Partnerskap och rapportering
Behandling som utförs: Rapportering gentemot Vinnova och Tillväxtverket, bokföring och offentlighetsprincipen.
Kategorier av personuppgifter: Namn, E-post, Företag, arbete ort, Titel, Roll, Telefonnummer, Intresseområden, Utmaningar, Bransch, samarbeten.
Laglig grund: Intresseavvägning.
Lagringsperiod: 10 år

Ändamål: Direktmarknadsföring och events
Behandling som utförs: Information om utbildningar och event samt innehåll och nyheter som är relevant och går in under intresseavvägning hos mottagaren.
Kategorier av personuppgifter: Namn, E-post, Företag, arbete ort, Titel, Roll, Telefonnummer, Intresseområden, Utmaningar, Bransch, samarbeten.
Laglig grund: Intresseavvägning. Det finns alltid möjlighet att avregistrera sig (opt-out)
Lagringsperiod: Om du infogas i systemet på grund av en aktivitet via hemsidan (exempelvis nedladdning av information där du får ange dina kontaktuppgifter) och inte har några andra engagemang hos Future by Lund efter din första kontakt, raderas dina personuppgifter efter 12 månader. Vårt nyhetsbrev får du till dess du själv avslutar din prenumeration.

Ändamål: Leverera personligt anpassade (marknadsförings- och säljinsatser.)
Behandling som utförs: Profilering och kategorisering i form av persona, baserat på användning på hemsida, tester och andra aktiviteter så som deltagande på informationsmöten. Skapandet av ett för dig personligt anpassat innehåll baserat, på hur vi bedömt ditt intresse av våra tjänster och var du befinner dig i (köpprocessen).
Riktade marknads- och säljinsatser baserat på ovan.
Kategorier av personuppgifter: Namn, ort, E-post, Företag, Titel, Roll, Telefonnummer, Intresseområden, Utmaningar, Bransch, samarbeten.
Koppling till "persona" som speglar hur vi bedömt ditt intresse av våra tjänster.
Laglig grund: Samtycke. Samtycket kan enkelt dras tillbaka genom att klicka på länken i valfritt e-postutskick där du kan dra tillbaka ditt samtycke. (Vi kommer be om ditt samtycke vid varje interaktion på våra hemsidor och om du inte samtycker dras gamla samtycken tillbaka.)
Lagringsperiod: Om du samtycker och inte har några andra engagemang hos Future by Lund efter 12månader från samtycket, raderas ditt samtycke. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke. Dina personuppgifter raderas 12 månader efter att samtycket dragits tillbaka, såvida det inte finns andra ändamål och lagliga grunder att behålla dem.

Vem kontaktar jag vid frågor?

Om du har några frågor om vår behandling av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss. Kontaktuppgifter framgår nedan. Om du inte är nöjd med det svar du har fått har du rätt att lämna klagomål till Datainspektionen.
E-post: dataskyddsombud@lund.se

Eller till Future by Lund
Hossein Lavi
hossein.yoseflavi@lund.se
0768 56 47 63

Våra tjänster som vi sparar dina uppgifter på:

Contactually
Eventbrite
Activecampaign

Våra Sociala kanaler:

Youtube
Facebook
Instagram
Twitter
Linkedin

Utanför
comfort zonen

I en allt trängre värld där fler aktörer är i jakt på nya idéer och lösningar blir även misstagen fler. Man vågar inte göra fel eller så försöker man skydda sina tillgångar ännu hårdare. Vår åsikt är att du måste våga lämna din Comfort zon och börja experimentera med nya tekniker, kunskaper och nya aktörer för att själv kunna förstå framtiden.